Как правильно составить документы на участие в тендере

Победа в тендере предопределена многими факторами, но без правильно составленных документов у вас не получится не только выиграть, но даже и поучаствовать в госзакупке. Поэтому так важно обратить особое внимание на корректно составленную документацию, ведь это – половина успеха. 

С чего начать?
Первое, что вы должны сделать для грамотно оформленной заявки – это тщательно изучить всю документацию, которая размещается в ЕИС. 
Документация, как правило, содержит следующие данные:

• требования к работе и потенциальным поставщикам;
• пожелания к заявкам;
• параметры, по которым будут оцениваться заявки от участников;
• сроки проведения госзакупки;
• проект контракта. 

Не стоит упускать из внимания требования и запросы заказчика, ведь именно по ним участники определяют, какая перед ними стоит задача и что именно нужно сделать. Иногда заказчики чётко знают, какой результат они хотят получить по завершению работ, а иногда этот результат они представляют смутно. В этом случае исполнители должны предложить самое выгодное решение. 
Также необходимо подробно остановиться на последнем пункте – проекте контракта. Ведь если именно вы выиграете тендер, вы должны понимать, на какие условия подписываетесь.
Когда вы подробно изучили конкурсную документацию, пора ознакомиться с перечнем документов для участия в тендере. 

Какие документы нужны для участия в тендере

Подаче заявки на участие предшествует сбору соответствующего пакета документов для участия в тендере:

1. Наименование, адрес и ИНН компании-участника.
2. Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (либо её нотариальную копию).
3. Документ, который доказывает полномочия участника тендера, действующего от имени компании (копия решения или доверенность о назначении лица на руководящую должность). 
4. Документы, свидетельствующие о преимуществе компании перед прочими участниками (например, декларация о том, что компания является субъектом малого бизнеса).
5. Документы, доказывающие соответствие компании всем требованиям заказчика;
6. Копии учредительных документов.
7. Документы, которые подтверждают внесение обеспечения заявки на участие.
8. Документы об отсутствии тех или иных ограничений, которые предъявляет заказчик.  

Перечень документов для участия в тендере госзакупок описан в законодательстве. 
Иная ситуация с коммерческими конкурсами. Там нет строгих регламентов, а список необходимых для участия документов определяет сам заказчик. 

Как выбрать и получить ЭЦП

Получить ЭЦП можно быстро и легко, на это уйдёт не больше 2 рабочих дней. 
Начните с поиска ближайшего к вам удостоверяющего центра, который будет не только иметь удобное вам территориальное расположение, но и сможет предложить вам какие-либо дополнительные услуги, например, документооборот по защищённым каналам связи, электронная бухгалтерия и т.д. 
Для получения ЭЦП вам понадобятся следующие документы:

• паспорт гражданина;
• СНИЛС;
• документ, который подтверждает факт внесения юридического лица в Единый госреестр юридических лиц;
• заявка и согласие на обработку персональных данных (можно заполнить на сайте центра).

Как выбрать торговую площадку и зарегистрироваться на ней

Торговые площадки дают возможность заказчикам организовывать госзакупки, а компаниям – участвовать в них ради получения права выполнения работ. 
Если вы хотите поучаствовать в закупке и стать поставщиком для организации, вы можете выбрать одну из аккредитованных площадок.
Список федеральных площадок:

• «Сбербанк-АСТ»;
• «РТС-Тендер»;
• «Национальная электронная площадка»;
• «Единая электронная торговая площадка» (ЕЭТП);
• ЭТП Агентства по государственному заказу Республики Татарстан (Zakaz RF);
• Российский Аукционный Дом;
• «ТЭК – Торг»;
• «ЭТП ГПБ».

Можно выделить 3 вида ЭТП:
Коммерческие – используются как промышленными «гигантами», так и небольшими предприятиями. Такие площадки удобны тем, что позволяют легко подобрать закупку для конкретного поставщика, но придётся заплатить абонентскую плату. Также на данной площадке осуществляются только коммерческие закупки по 223-ФЗ. 
«Кэптивные» – собственные площадки тех или иных крупных компаний (например, «Аэрофлот»). Поставщику не придётся платить за использование площадки, но, как правило, они организованы только для одного поставщика. 
Государственные – на них осуществляют госзакупки бюджетные организации. Хоть удобство использования сервиса оставляет желать лучшего, но есть возможность участвовать многим исполнителям по единым правилам, которые регулируются 44-ФЗ. 
Перед регистрацией на площадке вам нужно получить ЭЦП, без неё у вас не получится зарегистрироваться. 
Далее вам нужно пройти регистрации в Единой информационной системе (ЕИС). На основе той информации, что вы указали при регистрации, будет сформирован общий реестр участников. Регистрация осуществляется в течение одного рабочего дня, после этого вы становитесь потенциальным победителем тендера. 

Основные запрашиваемые документы аккредитации на торговых площадках

Перед  аккредитацией на выбранной площадке, изучите её функционал, ознакомьтесь с информацией на официальном сайте. Там же вы сможете узнать о том, как будет проходить аккредитация. Учитывайте, что аккредитация может называться и авторизацией, и регистрацией, и подключением к системе и др. 
Документы, необходимые для аккредитации ООО:

1. Все страницы устава.
2. Выписка из ЕГРЮЛ.
3. Документы, которые подтверждают полномочия участника тендера как руководителя компании.
4. Документы, которые подтверждают полномочия владельца электронной цифровой подписи (если она сделана на имя руководителя, то документы не требуются).
5. Документы, подтверждающие одобрение крупных сделок (с указанием максимальной суммы сделки). 

Список документов для участия в тендерах для ИП: 

1. Паспорт предпринимателя (все страницы).
2. Выписка из ЕГРИП.
3. Документы, которые подтверждают полномочия владельца электронной цифровой подписи (если она сделана на имя предпринимателя, то документы не требуются).

Открытие спецсчета в уполномоченном банке

Наличие спецсчёта в одном из уполномоченных банков – обязательное условие для одобрения заявки на участие в тендере. 
Как открыть спецсчёт и какие документы подготовить:

1. Если вы уже имеет открытый расчётный счёт, то по заявлению спецсчёта вам сделают в кратчайшие сроки. 
2. Если у вас нет спецсчёта, вам нужно подготовить тот же пакет документов, который необходим для открытия расчётного счёта: паспорт, доверенность (если доверенное лицо), устав (если ООО или ОАО) и т.д. 

Прежде, чем выбирать определённый банк для открытия спецсчёта, обратите внимание на следующее:

• насколько надёжен банк;
• на каких условиях банк предоставляет счёт;
• есть ли комиссии за ведение счёта и проведение операций;
• процент, который начисляется на остаток средств. 

Подача документов на участие в тендере

Согласно правилам проведения тендеров, заявка на участие в нём подаётся с соответствующими документами. 
Оформление самой заявки также строго регламентировано: исполнительный орган должен заверить её печатью и подписью, а оформляется она так, как описано в прилагающейся документации;

Нередко бывает так, что у компании нет профессионала по работе с тендерами, который не только правильно заполнит заявку, вовремя подготовит все документы, грамотно проведёт аккредитацию на торговой площадке и т.д. Из-за этого компании, которые обладают огромным потенциалом на победу в тендерах, остаются ни с чем. В этом нет ничего удивительного, ведь сложно соблюсти все условия и не ошибиться в каком-либо из многочисленных документов.  

Юристы фирмы «Dubravin & Partners» возьмут всё оформление на себя, подготовят квалифицированные документы для участия в тендере и выберут наиболее выгодный заказ для вас. Наши специалисты сделают всё, чтобы вся документация была составлена безукоризненно, и заказчик назначил победителем тендера именно вас.