Содержание:
При этом нет унифицированного бланка такого документа как гарантийное письмо об оплате, образец можно использовать любой, даже самый лаконичный. Главное донести смысл сообщения партнеру и убедить его в исполнении встречных обязательств. Но не только, у этого документа есть еще ряд функций.
Понятие и назначение
Гарантийное письмо - это обращение контрагента с подтверждением выполнения каких-либо обязательств в определенном порядке. Гарантийное письмо об оплате используется наиболее часто, но также оно применяется и для фиксации сроков поставки и т.д.
Чаще всего гарантийное письмо становится необходимым, если условия договора уже нарушены или будут нарушены в будущем. То есть, одна сторона срывает оплату или выполнение иных взятых на себя обязательств. Фактически документ устанавливает новые обязательства, меняет договор, но не в виде дополнительного соглашения, а в одностороннем порядке. С одной стороны партнеру это не выгодно, но все зависит от того, как составить гарантийку.
Что такое гарантийное письмо во взаимоотношениях контрагентов и почему оно применяется, если есть договор? Если взять стандартный образец гарантийного письма об оплате, то можно увидеть, что оно фиксирует дополнительно:
• наличие взаимоотношений по контракту;
• выполнение одной стороной своих обязательств;
• наличие задолженности в конкретном размере, то есть, сторона договора соглашается с долгом;
• контактные данные партнера (реквизиты, правомочия руководителя, адрес);
• изменение обязательств, появление рассрочки или отсрочки, реструктуризации долга.
Если сторона не намерена подтверждать эти данные, от составления письма лучше отказаться.
Очень часто гарантийное письмо об оплате задолженности становится ответом на претензию. Партнер обозначает, что не отказывается от обязательств, готов взаимодействовать, но просит изменить порядок их выполнения. Поэтому готовый образец гарантийного письма использовать не обязательно, реквизиты и содержание необходимо менять в зависимости от ситуации.
Реквизиты гарантийного письма
Любой исходящий документ должен соответствовать положению о делопроизводства компании, не исключение и письмо об оплате задолженности. Образец его может быть и не разработан, но основные правила делопроизводства соблюдать надо обязательно.
Еще раз, пример гарантийного письма в законодательстве не найти, он является результатом работы сотрудников компании.
Рекомендуемые реквизиты, как составляется гарантийное письмо по оплате, образец или шаблон:
• прежде всего в правом верхнем углу заполняется "шапка" документа: адресат и автор (наименования и данные, позволяющие идентифицировать стороны);
• для идентификации самого письма нужно указать дату его составления и номер исходящего в соответствии с учетом в организации;
• наименование документа по центру листа;
• суть обращения, с указанием суммы задолженности, обстоятельств ее формирования; фиксация исполнения обязательств второй стороной, сроков погашения долга. Эти данные предоставляются в полном соответствии с учетной и бухгалтерской документацией, потому что впоследствии они могут быть использованы для подтверждения фактов по исполнению договора, например, в суде;
• должность, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего гарантийный лист, образец может быть без подписи, реальный документ нет. Отсутствие подписи руководителя или иного уполномоченного лица лишает документ какой-либо силы. При этом отсутствие печати не является однозначным поводом для признания гарантийки недействительной;
• данные исполнителя (ФИО, телефон) указываются в целях оперативного установления связи с лицом, которое занимается контролем за исполнением конкретного договора.
Пример гарантийного письма об оплате найти нетрудно, однако, составлять этот документ нужно исходя из сложившихся взаимоотношений с партнером с учетом тех функций, которые оно должно выполнить.
Правила написания, рекомендации по заполнению
Правила составления гарантийного письма:
• если в компании разработан шаблон гарантийного письма, необходимо использовать именно его, чтобы обеспечить единообразное делопроизводство в организации;
• в случае, если на предприятии утверждены в качестве локального нормативного акта инструкции по составлению гарантийных писем, работник обязан их придерживаться;
• бланк компании использовать не обязательно, если это не оговорено отдельно в инструкции;
• при написании используются общепринятые формулировки делового стиля и правила делопроизводства, указанные в договоре наименования и термины;
• обязательно должна содержаться отсылка к конкретному договору с указанием его полных реквизитов (дата, номер, название) во избежание разночтений. Особенно актуально указание контракта при наличии большого количества договоров между данными партнерами;
• гарантийное письмо (образец об оплате) рекомендуется составлять таким образом, чтобы партнер получил конкретное представление, когда будут исполнены обязательства. То есть, должна присутствовать планируемая дата оплаты или порядок ее определения. Без этого письмо трудно воспринимать серьезно.
Чего не должно содержать гарантийное письмо на оплату (образец, шаблон и сам документ):
• жаргон, сленг, американизмы;
• двусмысленные и расплывчатые фразы;
• ошибки и описки;
• сложные предложения и конструкции, которые трудно воспринимать и интерпретировать.
Образец гарантийного письма о выполнении работ оформляется по аналогичному принципу, но необходимо указать обстоятельства соответствующих взаимоотношений по договору подряда или оказания услуг.
Вручение гарантийного письма
Правильно составленная гарантийка должна быть вручена контрагенту. Способов для этого несколько:
• лично, обычно письмо вручается секретарю под роспись (входящий). Однако не исключена и передача непосредственно в руки руководителю;
• по почте, заказным письмом с уведомлением о вручении;
• факсом;
• электронной почтой.
Способ обмена сообщениями может быть оговорен дополнительно в договоре, в таком случае его необходимо придерживаться. Наиболее предпочтительными по-прежнему является вручение лично или по почте, потому что у отправителя остаются на руках подтверждающие передачу доказательства. В настоящее время есть возможности получить обратную связь на официальных сайтах, но зафиксировать такое обращение труднее.
Гарантийные письма считаются одним из способов обеспечения обязательств. Они используются не только во взаимоотношениях юридических лиц, но и в деловой переписке между индивидуальными предпринимателями и физическими лицами.
Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору - это не просто обращение к партнеру, но и дополнительное доказательство фактической стороны исполнения договора. Деловая переписка, в том числе, посредством электронной почты, часто становится предметом рассмотрения в суде.
